8 việc cần làm khi setup phòng họp văn phòng trước ngày sử dụng 

Setup phòng họp văn phòng

1. Chuẩn bị trước khi setup phòng họp văn phòng

Phần lớn rắc rối khi setup phòng họp văn phòng đến từ khâu chuẩn bị, nên ba việc đầu tiên nằm ở trên giấy chứ chưa phải ở hiện trường.

1.1. đo lại mặt bằng

Trước khi setup phòng họp văn phòng, hãy đo lại chiều dài, chiều rộng phòng và cả cửa ra vào, hành lang, thang máy hoặc cầu thang mà đồ phải đi qua. Một chiếc bàn họp văn phòng dài vài mét có thể chỉ bị kẹt ở một khúc cua. Ghi lại vị trí cột, ổ cắm và điều hòa để tránh va chạm khi kê đồ.

1.2. vẽ sơ đồ kê đồ

Vẽ nhanh một sơ đồ có bàn, ghế, tủ và lối đi, dù chỉ trên giấy. Sơ đồ giúp phát hiện sớm chỗ chật hoặc chỗ trống, và là căn cứ để thợ lắp biết đặt món nào ở đâu. Các nguyên tắc về tầm nhìn và ánh sáng được trình bày trong bài về thiết kế nội thất phòng họp.

1.3. chốt danh mục và lịch giao

Đối chiếu từng món trong danh mục với sơ đồ, rồi chốt ngày giao với nhà cung cấp. Với dự án có nhiều phòng, nên tách lịch giao theo từng phòng để dễ kiểm hàng.

Cách làm việc với đơn vị cung ứng được nêu trong bài về giải pháp nội thất phòng họp. Chốt danh mục sớm giúp việc setup phòng họp văn phòng không bị ngắt quãng vì thiếu hàng.

Ba việc đầu xong, ngày lắp đặt sẽ gọn hơn và hạn chế cảnh phải di chuyển đồ nhiều lần.

Chuẩn bị trước khi setup phòng họp văn phòng

2. Lắp đặt khi setup phòng họp văn phòng: món lớn trước, món nhỏ sau

Khi hàng về, thứ tự đặt đồ quan trọng không kém chính món đồ, vì món lớn đã vào chỗ thì món nhỏ mới điều chỉnh được.

2.1. đặt bàn họp vào vị trí

Bàn nên được lắp và đặt trước tiên vì nó là trục của cả căn phòng. Kiểm tra mặt bàn có phẳng và chân có đứng vững không, rồi đối chiếu khoảng cách tới tường với sơ đồ.

Nếu bàn gồm nhiều module, hãy ghép từng phần theo ký hiệu rồi mới siết chặt toàn bộ. Nếu mặt bàn có hộp ổ cắm âm mặt, hãy kiểm tra vị trí khoét trước khi ghép.

Kích thước bàn theo số người được nêu trong bài về bàn ghế phòng họp.

2.2. kê ghế, tủ và vách ngăn

Ghế đặt sau khi bàn đã ổn định, chừa chỗ để mỗi người kéo ra đứng dậy dễ dàng. Sau đó đến tủ tài liệu văn phòng đặt sát tường, và vách ngăn văn phòng nếu cần chắn âm hoặc chia khu. Phía sau ghế nên còn lối đi cho người đi ngang.

2.3.  đi dây và kiểm tra ổ cắm

Dây nguồn nên đi theo chân bàn hoặc rãnh có nắp, không để vắt ngang lối đi. Thử từng ổ cắm bằng một thiết bị thật thay vì chỉ nhìn đèn báo. Hộp ổ cắm giữa bàn nên nằm ở vị trí mà người ngồi hai bên đều với tới.

Nếu phòng có màn hình hoặc máy chiếu, hãy kéo sẵn dây tín hiệu cùng lúc với dây nguồn để khi setup phòng họp văn phòng không phải mở rãnh hay nắp sàn lần thứ hai.

Đi từ món lớn đến món nhỏ giúp việc chỉnh sửa chỉ động vào một thứ, không kéo theo cả căn phòng.

3. Kiểm tra cuối trước khi đưa phòng vào sử dụng

Lắp xong chưa phải là xong: hai việc cuối giúp chắc rằng phòng thật sự sẵn sàng cho người dùng sau khi setup phòng họp văn phòng.

3.1. chạy thử một buổi họp mẫu

Mời vài người ngồi vào đúng số chỗ dự kiến, kéo ghế, đặt laptop, cắm sạc và thử trình chiếu. Quan sát xem ai bị khuất tầm nhìn, ghế nào kêu hoặc dây nào vướng chân. Những vấn đề nhỏ bộc lộ rất nhanh khi có người ngồi thật, và lúc này sửa vẫn còn dễ.

Nếu phòng dùng cho họp trực tuyến, hãy thử cả camera và loa để chắc rằng âm thanh không bị vọng.

3.2. vệ sinh và bàn giao

Lau sạch bụi lắp đặt, tháo màng bảo vệ và kiểm tra bề mặt có vết xước không. Ghi lại tình trạng từng món để đối chiếu với đơn hàng, rồi bàn giao cho bộ phận hành chính kèm hướng dẫn lau chùi đơn giản. Nếu còn thiếu món hoặc có món lỗi, hãy ghi rõ vào biên bản để nhà cung cấp xử lý sớm.

Khi cả tám việc đã xong, căn phòng có thể dùng ngay trong buổi họp đầu tiên mà không phải chỉnh thêm.

Kiểm tra cuối trước khi đưa phòng vào sử dụng

4. Vướng mắc hay gặp khi setup phòng họp văn phòng

Dù đã chuẩn bị kỹ, vẫn có vài tình huống lặp lại ở nhiều dự án.

• Bàn không lọt cửa: đo thêm lối đi hoặc cho tháo rời mặt bàn khi vận chuyển.
• Ghế kêu, trượt: kiểm tra ốc vít và đệm chân ghế.
• Thiếu ổ cắm: bổ sung ổ nối dài có nắp, không để dây lộ.
• Phòng vang: thêm rèm hoặc vật liệu mềm trên tường.
• Lệch tông màu: chọn đồ trang trí trung tính để hòa hợp.

Nên ghi lại những vướng mắc này sau mỗi dự án để lần setup phòng họp văn phòng tiếp theo có sẵn danh sách cần tránh.

Những vướng mắc khi setup phòng họp đều xử lý được, miễn là phát hiện sớm trước ngày dùng.

5. Bemos cung ứng nội thất theo mốc setup phòng họp văn phòng

Với vai trò nhà sản xuất nội thất văn phòng, Bemos làm việc với doanh nghiệp, chủ đầu tư, tổng thầu và đại lý theo danh mục cụ thể. Khi danh mục và lịch giao đã rõ, việc setup phòng họp văn phòng diễn ra thuận hơn vì bàn, ghế, tủ đến từ cùng một nơi sản xuất.

• Danh mục rõ ràng: từng món có thông số để đối chiếu khi nhận hàng.
• Cung ứng theo dự án: nhận danh mục theo từng phòng hoặc từng tầng.
• Giao theo đợt: tách lịch giao theo từng phòng khi dự án yêu cầu.
• Trao đổi trước khi giao: rà lại danh mục và thông số cùng bộ phận mua sắm.

Bộ phận mua sắm có thể liên hệ Bemos để cùng xem danh mục và lịch giao trước khi lắp. Làm việc với một nơi sản xuất cũng giúp việc kiểm hàng khi nhận gọn hơn.

Kết luận

Setup phòng họp văn phòng gọn gàng bắt đầu từ việc đo đạc kỹ và kết thúc bằng một buổi chạy thử thật. Cần rà lại danh mục và lịch giao trước khi lắp? Bạn có thể liên hệ hotline 0363943688 để Bemos cùng kiểm tra.

--------------------

Công ty THNH Nội thất Bemos

Nhà máy: Số 58 đường Thanh Quả, thôn Sinh Quả, xã Bình Minh, TP.Hà Nội

Email: bemos@bemos.vn

Hotline: 0363943688