Cách chia ngân sách cho nội thất phòng họp văn phòng sao cho hợp lý 

Nội thất phòng họp văn phòng

1. Hiểu cách dùng phòng trước khi chia ngân sách

Khoản chi cho nội thất phòng họp văn phòng chỉ có nghĩa khi đặt cạnh cách căn phòng được dùng hằng ngày, nên hãy bắt đầu từ đó.

Một phòng họp mở mỗi ngày nhiều lượt cần chất liệu bền và ghế ngồi lâu không mỏi. Phòng chỉ dùng vài lần mỗi tuần có thể chọn gọn hơn ở những phần ít chịu va chạm.

Đừng quên số người thực sự ngồi họp. Một bộ nội thất phòng họp văn phòng mua cho hai mươi chỗ nhưng chỉ có tám người dùng sẽ khiến phần tiền bỏ ra không được tận dụng, trong khi căn phòng lại trở nên trống trải.

Cũng nên tính đến việc phòng có đón khách bên ngoài hay không. Nếu có, bộ nội thất phòng họp sẽ là thứ đối tác nhìn thấy đầu tiên, nên phần hoàn thiện đáng được đầu tư kỹ hơn. Danh sách các món cần có đã được liệt kê trong bài về nội thất phòng họp.

Đối chiếu với tổng thể nội thất văn phòng của khu làm việc cũng giúp tránh lệch tông, vì màu sắc và chất liệu ở đó là mốc để chọn cho phòng họp.

Khi đã rõ tần suất và đối tượng sử dụng, mỗi khoản chi cho nội thất phòng họp sẽ có lý do rõ ràng thay vì chỉ dựa vào cảm giác.

2. Thứ tự ưu tiên khi chia ngân sách cho nội thất phòng họp văn phòng

Có thể chia các hạng mục thành ba nhóm, từ nhóm cần dành nhiều tiền đến nhóm có thể chọn gọn.

2.1. Khoản nên đầu tư kỹ

Bàn và ghế nên nhận phần lớn ngân sách của nội thất phòng họp văn phòng vì chúng được dùng hằng ngày và chịu hao mòn nhiều. Khi xem bàn họp văn phòng, hãy chú ý độ chắc của khung, độ phẳng mặt bàn và cách đi dây nguồn.

Với ghế, nên chọn dòng ghế văn phòng có cơ cấu điều chỉnh chắc chắn và tựa lưng ôm lưng, vì đó là bộ phận hỏng sớm khi dùng nhiều.

2.2. Khoản có thể chọn gọn hơn

Tủ tài liệu, bàn phụ hay kệ trưng bày ít bị va chạm, nên có thể chọn mẫu đơn giản, ít chi tiết. Lúc này, việc đồng bộ màu sắc với bộ bàn ghế quan trọng hơn chuyện mỗi món phải thật nổi bật.

2.3. Khoản có thể làm sau

Đồ trang trí như tranh, cây xanh hay đồng hồ có thể bổ sung dần theo từng giai đoạn. Nếu cần gợi ý, nhóm đồ decor văn phòng giúp chọn tông phù hợp sau khi các món chính đã vào vị trí.

Thứ tự này đưa ngân sách vào những chỗ dùng nhiều trước, phần còn lại có thể điều chỉnh linh hoạt theo từng đợt.

Thứ tự ưu tiên khi chia ngân sách cho nội thất phòng họp văn phòng

3. Cách cộng tổng chi phí nội thất phòng họp văn phòng mà không cần con số mẫu

Mỗi công ty có quy mô khác nhau, nên thay vì lấy một mức giá chung, doanh nghiệp có thể chọn một trong bốn cách cộng dưới đây.

• Theo đầu người: nhân chi phí một chỗ ngồi với số người dùng thường xuyên.
• Theo hạng mục: lập danh mục, xin báo giá từng nhóm rồi cộng lại.
• Theo vòng đời: so chi phí mỗi năm sử dụng thay vì chỉ nhìn giá lúc mua.
• Theo giai đoạn: chia khoản chi thành đợt đầu và đợt bổ sung.

Cách theo vòng đời thường bị bỏ qua, dù nó cho thấy sự khác biệt rõ giữa một món rẻ nhưng nhanh xuống cấp và một món bền dùng nhiều năm. Với nội thất phòng họp văn phòng, nơi đồ được dùng liên tục, phép so sánh này đáng được làm trước khi chốt đơn.

Cách theo hạng mục cho kết quả sát thực tế, vì mỗi nhóm đều có báo giá riêng. Nên cộng thêm một khoản dự phòng nhỏ cho vận chuyển và những món phát sinh khi lắp đặt nội thất phòng họp.

Nếu dự án có nhiều phòng và cần danh mục đồng bộ, hãy xem thêm về giải pháp nội thất phòng họp để biết khi nào nên lấy trọn gói.

Dù chọn cách nào, con số cuối cùng chỉ đáng tin khi dựa trên danh mục và báo giá thật.

4. Những khoản chi dễ bị bỏ sót

Nhiều bảng ngân sách đủ tiền cho bàn ghế nhưng thiếu những khoản nhỏ đi kèm, và đó là lý do nội thất phòng họp văn phòng hay vượt dự toán.

• Vận chuyển và lắp đặt: đặc biệt với bàn dài phải tháo rời.
• Ổ cắm và đi dây: thường phát sinh khi cần thêm cổng sạc dọc mặt bàn.
• Rèm hoặc film dán kính: dùng cho phòng có cửa kính nhìn ra khu làm việc.
• Chỗ cất thiết bị: điều khiển, cáp nối và bút cần ngăn riêng.
• Phụ kiện thay thế: chân đế, tay ghế và bánh xe có thể cần đổi sau thời gian dùng.

Phần ánh sáng cũng nên được tính, vì đèn trần quá gắt hoặc quá tối làm cuộc họp mệt hơn dù bàn ghế đã chọn kỹ. Nên ghi thẳng các khoản này vào bảng ngân sách ngay từ đầu để không phải xin bổ sung khi phòng đã chốt.

Một bảng ngân sách cho nội thất phòng họp văn phòng đủ chi tiết giúp việc phê duyệt nhanh hơn và hạn chế phát sinh về sau.

Những khoản chi dễ bị bỏ sót

5. Bemos cung ứng nội thất phòng họp văn phòng theo danh mục của dự án

Là đơn vị sản xuất nội thất văn phòng, Bemos nhận danh mục từ doanh nghiệp, chủ đầu tư, tổng thầu và đại lý rồi báo giá theo từng nhóm hàng. Khi đã có danh mục và số lượng, bộ phận mua sắm chỉ cần gửi để nhận báo giá thay vì làm việc với nhiều nơi.

• Làm việc trực tiếp: trao đổi danh mục thẳng với đơn vị sản xuất.
• Báo giá theo danh mục: bàn, ghế, tủ được nêu riêng để dễ đối chiếu.
• Cung ứng theo dự án: phù hợp số lượng lớn cho tổng thầu và đại lý.
• Trao đổi theo ngân sách: cân đối danh mục khi cần điều chỉnh chi phí.
• Giao theo đợt: tách danh mục thành nhiều lần nhận hàng khi cần.

Ai đang lập danh mục có thể liên hệ Bemos để được trao đổi cụ thể hơn. Một bản báo giá chia theo nhóm cũng giúp việc cân đối ngân sách giữa các món dễ hơn, đặc biệt với những công ty cần giải trình chi phí cho cấp trên.

Kết luận

Chia ngân sách cho nội thất phòng họp văn phòng không phải chuyện cắt giảm, mà là để mỗi khoản tiền đi đúng chỗ dùng nhiều. Khi đã có danh mục sơ bộ, hotline 0363943688 của Bemos sẵn sàng để cùng bạn rà lại từng khoản.

--------------------

Công ty THNH Nội thất Bemos

Nhà máy: Số 58 đường Thanh Quả, thôn Sinh Quả, xã Bình Minh, TP.Hà Nội

Email: bemos@bemos.vn

Hotline: 0363943688