Bàn làm việc cơ quan nhà nước - Cách chọn và quy trình trang bị 

Bàn làm việc cơ quan nhà nước

1. Yêu cầu riêng của bàn làm việc cơ quan nhà nước

Trước khi đi vào cấu hình, cần hiểu vì sao môi trường công sở đặt ra những yêu cầu khác với văn phòng doanh nghiệp thông thường.

Một trụ sở cơ quan nhà nước phục vụ cả cán bộ lẫn người dân đến giải quyết thủ tục. Bàn làm việc vì thế phải tạo ấn tượng nghiêm túc và gọn gàng khi người dân bước vào, đồng thời đủ bền để dùng liên tục suốt giờ hành chính.

Dòng bàn làm việc văn phòng kiểu tối giản thường phù hợp vì dễ phối với tủ và ghế cùng bộ.

Hồ sơ giấy vẫn xuất hiện thường xuyên trong công việc hằng ngày. Cán bộ cần chỗ cất tài liệu có khóa, mặt bàn đủ rộng để trải hồ sơ và vị trí đặt máy tính, máy in. Thiết bị lại được dùng nhiều năm, nên độ bền là yếu tố đáng cân nhắc.

Một điểm khác là sự thay đổi nhân sự và cơ cấu phòng ban. Bàn có kích thước phổ biến và dễ tháo lắp sẽ dễ điều chuyển giữa các phòng khi đơn vị sắp xếp lại. Vì vậy, bàn làm việc cơ quan nhà nước nên ưu tiên cấu trúc đơn giản, không quá cầu kỳ.

Điểm rút ra: bàn làm việc cơ quan cần ưu tiên độ bền, sự gọn gàng và khả năng đồng bộ hơn là kiểu dáng nổi bật.

Yêu cầu riêng của bàn làm việc cơ quan nhà nước

2. Quy trình trang bị bàn làm việc cơ quan nhà nước từng bước

Việc mua sắm cho cơ quan thường có nhiều bên tham gia, nên đi theo trình tự rõ ràng sẽ giảm sai sót.

Bước 1: Rà soát nhu cầu và tiêu chuẩn trang bị

Bộ phận quản trị thống kê số cán bộ theo từng phòng và đối chiếu với quy định hiện hành về tiêu chuẩn, định mức trang bị của đơn vị. Bước này xác định cần bao nhiêu bàn làm việc cơ quan nhà nước và thuộc nhóm chức danh nào. Nên đo diện tích từng phòng để biết mẫu bàn nào đặt vừa.

Với bàn làm việc cơ quan, danh sách này cũng là cơ sở để dự trù ngân sách.

Bước 2: Lập cấu hình theo chức danh

Từ danh sách đã thống kê, hãy nhóm các vị trí có nhu cầu giống nhau để dùng chung một cấu hình. Cán bộ ngồi cố định cần bàn có hộc, còn bộ phận tiếp dân cần mặt bàn thoáng. Cách nhóm này giúp bản yêu cầu gửi nhà cung cấp ngắn gọn và dễ so sánh.

Nhờ đó, bàn làm việc cơ quan nhà nước trong cùng một khối phòng ban luôn giống nhau về kiểu dáng.

Bước 3: Nghiệm thu và bàn giao

Khi hàng về, đơn vị kiểm tra số lượng, kích thước, màu sắc và độ chắc chắn của từng nhóm bàn theo bản yêu cầu ban đầu. Lắp đặt theo từng phòng giúp việc bàn giao gọn hơn. Biên bản nghiệm thu nên ghi rõ từng hạng mục để thuận tiện quản lý tài sản về sau.

Cán bộ phụ trách nên ký xác nhận cùng đại diện nhà cung cấp.

Nhìn chung, quy trình ba bước giúp đơn vị kiểm soát số lượng, cấu hình và chất lượng từ lúc lập nhu cầu đến lúc nhận bàn.

Quy trình trang bị bàn làm việc cơ quan nhà nước từng bước

3. Cấu hình bàn làm việc cơ quan nhà nước theo chức danh

Sau khi nắm quy trình, bước thực hành là gán từng chức danh với một cấu hình bàn cụ thể.

Cùng một cơ quan nhưng nhu cầu của chuyên viên, trưởng phòng và lãnh đạo khá khác nhau. Có thể tham khảo cách gán dưới đây:

• Cán bộ, chuyên viên: bàn gọn kèm hộc, như bàn làm việc liền hộc.
• Bộ phận tiếp dân: mặt bàn thoáng, ít vật cản tầm nhìn.
• Trưởng phòng: bàn trưởng phòng rộng hơn, có thể ghép tủ phụ.
• Lãnh đạo: bàn lớn đi cùng tủ hồ sơ và khu tiếp khách.
• Phòng họp nội bộ: bàn họp văn phòng theo số người tham dự.

Mỗi cấu hình cần đi cùng thông số rõ ràng. Với bàn nhân viên, có thể tham khảo kích thước bàn nhân viên để tính số bàn đặt vừa mỗi phòng. Ghế nên chọn từ nhóm ghế văn phòng có chiều cao phù hợp, còn tủ tài liệu văn phòng nên cùng tông màu với bàn.

Về màu sắc, tông gỗ trung tính hoặc ghi sáng thường hợp với không gian hành chính. Bề mặt nên chống xước và dễ lau chùi vì bàn được dùng hằng ngày. Khi gán đúng cấu hình, bàn làm việc cơ quan nhà nước vừa đủ dùng, vừa tránh lãng phí.

Nếu đơn vị có nhiều khu vực, nên lập bảng gán chức danh với mã bàn để bộ phận mua sắm dễ đối chiếu.

Rút gọn lại: mỗi chức danh một cấu hình, cùng tông màu và chất liệu, là cách đơn giản để bàn làm việc cơ quan nhà nước trong trụ sở nhìn gọn và dễ quản lý.

4. Bemos sản xuất trực tiếp cho nhu cầu trang bị số lượng lớn

Khi đã có bản yêu cầu theo từng nhóm, đơn vị cần một nhà cung cấp làm việc được với số lượng và tiến độ.

Khi làm việc với nhà sản xuất, đơn vị nên chuẩn bị sẵn bản yêu cầu theo từng nhóm chức danh, kèm số lượng và kích thước dự kiến. Bản yêu cầu càng rõ, việc báo giá và sản xuất càng nhanh, ít phải chỉnh sửa.

Công ty TNHH Nội thất Bemos là nhà sản xuất nội thất văn phòng. Bemos làm việc với đơn vị có nhu cầu trang bị nhiều vị trí, từ bàn nhân viên, bàn trưởng phòng đến bàn họp. Cách này phù hợp khi cần trang bị bàn làm việc cơ quan nhà nước đồng bộ cho cả trụ sở.

• Nhà sản xuất: Bemos sản xuất nội thất văn phòng trực tiếp.
• Cung ứng dự án: đáp ứng đơn hàng nhiều vị trí, nhiều phòng ban.
• Làm việc với tổng thầu: phối hợp tiến độ cùng đơn vị thi công trụ sở.
• Hợp tác đại lý: cung cấp sản phẩm cho đơn vị phân phối.

Tóm lại, làm việc với nhà sản xuất giúp đơn vị trao đổi trực tiếp về số lượng, cấu hình và thời gian giao hàng.

Kết luận

Bàn làm việc cơ quan nhà nước nên được chọn theo chức danh, theo bản yêu cầu rõ ràng và theo tính đồng bộ của cả trụ sở. Quy trình ba bước giúp việc trang bị diễn ra có kiểm soát. Nếu bạn đang lập danh mục bàn làm việc cho đơn vị, hãy gọi Bemos qua hotline 0363943688 để nhận báo giá.

---------------------

Công ty THNH Nội thất Bemos

Nhà máy: Số 58 đường Thanh Quả, thôn Sinh Quả, xã Bình Minh, TP.Hà Nội

Email: bemos@bemos.vn

Hotline: 0363943688