Đặt đóng bàn làm việc - Quy trình 6 bước từ nhu cầu đến lắp đặt

Đặt đóng bàn làm việc

1. Cần chuẩn bị gì trước khi đặt đóng bàn làm việc

Đơn hàng sản xuất càng rõ từ đầu thì càng ít phải sửa, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị vài thông tin cơ bản trước khi liên hệ đơn vị sản xuất.

Thông tin đầu tiên là số lượng và loại bàn làm việc. Doanh nghiệp cần biết có bao nhiêu nhân viên, bao nhiêu vị trí quản lý và có cần thêm bàn họp hay bàn tiếp khách hay không, từ đó đơn vị sản xuất mới đề xuất đúng nhóm sản phẩm.

Thông tin thứ hai là mặt bằng. Sơ đồ phòng với kích thước, vị trí cửa, cột và ổ điện cho phép tính được cỡ bàn phù hợp, còn nếu chưa có sơ đồ thì ta có thể đo sơ bộ và tham khảo bài kích thước bàn nhân viên để chọn cỡ ban đầu.

Thông tin thứ ba là ngân sách và thời điểm cần nhận, vì hai yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến lựa chọn vật liệu và lịch sản xuất.

Nếu chưa chắc về một thông tin nào, doanh nghiệp vẫn có thể liên hệ sớm và để đơn vị sản xuất gợi ý, vì cách này nhanh hơn việc tự đoán rồi phải sửa lại sau.

Bộ thông tin nên có khi liên hệ đặt đóng bàn làm việc:

• Số lượng: tổng số bàn và số lượng từng loại.
• Mặt bằng: sơ đồ phòng, cửa, cột và ổ điện.
• Ngân sách: mức dự kiến cho cả đơn hàng.
• Thời điểm: ngày cần nhận hàng và lắp đặt.

Chuẩn bị đủ bốn nhóm thông tin này giúp buổi trao đổi đầu tiên về đặt đóng bàn làm việc đi thẳng vào phương án.

Cần chuẩn bị gì trước khi đặt đóng bàn làm việc

2. Sáu bước đặt đóng bàn làm việc từ yêu cầu đến lắp đặt

Quy trình dưới đây áp dụng cho phần lớn đơn hàng đặt đóng bàn làm việc, từ vài bàn cho văn phòng nhỏ đến nhiều khu trong một dự án.

Bước 1: trao đổi nhu cầu

Doanh nghiệp gửi thông tin đã chuẩn bị, rồi đơn vị sản xuất tư vấn loại bàn và cách bố trí phù hợp. Ở bước này nên có một người đầu mối của mỗi bên để thông tin không bị thất lạc.

Bước 2: chốt bản vẽ và kích thước

Bản vẽ ghi rõ kích thước từng loại bàn, vị trí đặt và các chi tiết như hộc, lỗ đi dây. Đây là tài liệu gốc của cả đơn hàng nên cần được hai bên xác nhận bằng văn bản, và bản vẽ càng chi tiết thì khâu sản xuất càng ít phát sinh câu hỏi.

Bước 3: chọn vật liệu, màu và phụ kiện

Doanh nghiệp xem mẫu vật liệu rồi chọn màu mặt bàn, màu chân và phụ kiện. Những hạng mục có thể điều chỉnh được trình bày trong bài bàn làm việc theo yêu cầu.

Bước 4: nhận báo giá và ký hợp đồng

Báo giá cần ghi rõ thông số, số lượng, tiến độ và phạm vi giao lắp, còn cách đọc từng khoản có trong bài bàn văn phòng giá xưởng. Hợp đồng nên nêu rõ lịch giao và cách nghiệm thu.

Bước 5: duyệt mẫu và sản xuất

Với đơn hàng lớn, một bàn mẫu được làm trước để doanh nghiệp duyệt, và sau khi mẫu được xác nhận thì cả lô được triển khai đúng theo mẫu đó. Mẫu duyệt cũng là căn cứ đối chiếu khi nghiệm thu nên cần được lưu giữ cẩn thận.

Bước 6: giao hàng, lắp đặt và nghiệm thu

Bàn được giao theo kế hoạch, lắp tại vị trí trong sơ đồ và đối chiếu với bản vẽ. Doanh nghiệp kiểm tra số lượng, kích thước, màu sắc rồi ký nghiệm thu.

Sáu bước này biến việc đặt đóng bàn làm việc thành chuỗi công việc có điểm kiểm tra rõ ràng, thay vì một đơn hàng chỉ dựa vào trao đổi miệng.

Sáu bước đặt đóng bàn làm việc từ yêu cầu đến lắp đặt

3. Lưu ý khi đặt đóng bàn làm việc để tiến độ không bị chậm

Quy trình đã rõ vẫn có thể chậm nếu gặp một số vướng mắc quen thuộc, nên khi đặt đóng bàn làm việc cần chú ý các điểm sau.

Nguyên nhân chậm tiến độ thường là thay đổi giữa chừng. Khi bản vẽ đã vào sản xuất, đổi kích thước hay màu sắc đồng nghĩa với làm lại, vì vậy cần chốt kỹ ở bước 2 và bước 3 và chỉ thay đổi khi thật cần.

Mặt bằng thi công cũng ảnh hưởng đến ngày giao. Nếu văn phòng đang hoàn thiện, nên sắp xếp để bàn được giao khi sàn, điện và trần đã xong, nhờ vậy không phải di dời bàn nhiều lần.

Trước ngày giao, nên kiểm tra lại lối vào công trình như cầu thang, thang máy và chiều rộng cửa, vì bàn đã đóng gói cần đi qua các vị trí này mà không phải tháo dỡ. Kiểm tra sớm giúp quá trình đặt đóng bàn làm việc không bị gián đoạn ở khâu cuối.

Bốn lưu ý giúp đơn hàng chạy đúng kế hoạch:

• Chốt sớm: xác nhận bản vẽ và màu sắc trước khi sản xuất.
• Một đầu mối: mỗi bên cử một người phụ trách thông tin.
• Dự phòng thời gian: chừa vài ngày cho khâu lắp đặt.
• Giữ hồ sơ: lưu bản vẽ, mẫu duyệt và báo giá.

Chuẩn bị tốt và giữ hồ sơ đầy đủ giúp việc đặt đóng bàn làm việc diễn ra đúng kế hoạch, dù đơn hàng lớn hay nhỏ.

4. Bemos tiếp nhận đơn hàng bàn làm việc theo bản vẽ và thông số

Khi đã nắm quy trình, doanh nghiệp có thể gửi thông tin để đơn vị sản xuất tư vấn phương án phù hợp.

Bemos nhận đơn hàng từ doanh nghiệp, chủ đầu tư, tổng thầu và đại lý, với vai trò là nhà sản xuất nội thất văn phòng. Với nhu cầu đặt đóng bàn làm việc, doanh nghiệp có thể gửi thông tin qua trang liên hệ hoặc hotline, kèm sơ đồ mặt bằng nếu đã có.

Các mẫu bàn và công trình đã thực hiện giúp doanh nghiệp hình dung phương án trước khi chốt.

• Gửi yêu cầu: qua hotline hoặc trang liên hệ.
• Kèm mặt bằng: sơ đồ phòng giúp tư vấn nhanh hơn.
• Làm theo bản vẽ: thông số hai bên đã xác nhận.

Thông tin đầy đủ từ đầu giúp đơn vị sản xuất đề xuất đúng ngay lần trao đổi đầu tiên.

Kết luận

Doanh nghiệp chuẩn bị đủ thông tin, chốt bản vẽ sớm và duyệt mẫu trước khi sản xuất loạt thì việc đặt đóng bàn làm việc sẽ suôn sẻ hơn. Các điểm kiểm tra ở từng bước giúp hai bên cùng nắm tiến độ và hạn chế sửa đổi muộn. Khi đã sẵn sàng bắt đầu, bạn liên hệ Bemos qua hotline 0363943688 để được hướng dẫn.

---------------------

Công ty THNH Nội thất Bemos

Nhà máy: Số 58 đường Thanh Quả, thôn Sinh Quả, xã Bình Minh, TP.Hà Nội

Email: bemos@bemos.vn

Hotline: 0363943688